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Come funziona il rimborso spese per i dipendenti

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Non è inusuale che, lavorando per un’impresa o per un’azienda, il dipendente si ritrovi a sostenere dei costi che altrimenti non effettuerebbe. In questo caso l’azienda dovrebbe farsi carico di queste spese e rimborsare in busta paga al proprio dipendente quanto speso per compiere il lavoro a lui affidato. Un esempio di tale spesa? La trasferta di lavoro.

Quanti di voi sono stati obbligati dal lavoro a muoversi al di fuori del comune sede di lavoro? In questo caso dovete sapere che il trattamento delle relative indennità spetta all’azienda o all’impresa che vi ha assunto; le spese affrontate riguarderanno il vitto, l’alloggio, le spese telefoniche e persino le spese legate all’automobile con cui vi muovere per cui saranno inclusi il carburante e gli eventuali pedaggi autostradali.

Ovviamente in Italia esistono delle vere e proprio normative per i rimborsi spese in busta paga e queste dipendono sostanzialmente anche dal tipo di inquadramento del lavoratore. Nel caso dunque di contratto subordinato, cioè ove il lavoratore svolge la propria attività “alle dipendenze e sotto la direzione” del datore di lavoro, il rimborso spese dipenderà dalla tipologia di trasferta effettuata: nel comune sede di lavoro oppure al di fuori di esso. Nel primo caso essenzialmente la maggior parte delle spese è già conteggiata nel reddito percepito dal dipendente, ma vi sono alcune eccezioni: biglietti di viaggi, abbonamenti o corse in taxi. Ovviamente ciascuna di queste eccezioni deve essere rigorosamente documentata e provata. Nel caso in cui il dipendente utilizzi un proprio mezzo per gli spostamento si vedrà corrisposto anche una sorta di rimborso chilometrico calcolato dall’ACI (Automobile Club Italia). Ma a quanto ammonta questo rimborso spese? Con un contratto subordinato, il dipendente potrà ricevere sino al 75% di rimborso per le spese di vitto e alloggio e potrà evitare di pagare l’IVA se le suddette spese sono accompagnate da relativa fattura fiscale.

Per quanto riguarda le trasferte fuori dal comune sede di lavoro si deve innanzitutto precisare che viene considerata tale solo se lo spostamento è temporaneo, altrimenti si incorre nel cosiddetto trasferimento. Accertato ciò, il dipendente in trasferta fuori sede potrà ricevere il rimborso in tre differenti modalità: rimborso forfettario, rimborso a piè lista o analitico e rimborso misto.

Nel sistema di rimborso forfettario le indennità non concorrono alla formazione del reddito del dipendente fino a 46,48 € al giorno per le trasferte fuori sede di lavoro ma in Italia, e di 77,46 € al giorno per le trasferte compiute all’estero. In caso si adotti questo sistema di rimborso, il lavoratore non è obbligato a documentare le proprie spese. Se al rimborso forfettario si voglio poi aggiungere i costi di viaggio e trasporto, si potrà avere un rimborso chilometrico a patto però di documentare pedissequamente tali spese.

Nel rimborso a piè lista o analitico invece bisogna che il lavoratore documenti ogni spesa effettuata, sia essa relativa agli spostamenti che al vitto o all’alloggio. Vanno poi ad aggiungersi spese extra, anche se non documentate, fino ad un massimo di 15,49 € se la trasferta avviene in territorio italiano, e fino a 25,82 € se la trasferta si realizza all’estero. Per ottenere questo tipo di rimborso il dipendente deve presentare una nota spese mettendo per iscritto i dati relativi all’anagrafica del lavoratore, al giorno e alla natura della trasferta e alle spese sostenute. L’azienda provvederà al rimborso di queste spese solo se queste risulteranno autorizzate, inerenti l’attività dell’azienda e documentate con scontrini, fatture etc.

Infine attraverso il sistema di rimborso misto, come il termine stesso suggerisce, si arriva ad una soluzione intermedia tra i due sopracitati sistemi di rimborso (forfettario e a piè lista): viene corrisposto oltre al rimborso analitico delle spese di vitto e alloggio anche un’indennità di trasferta.  In questo sistema di rimborso però le indennità forfettario vengono ridotte di ⅓ qualora si documenti o solo il vitto o solo l’alloggio; nel caso riguardi entrambi invece le indennità vengono ridotte di ⅔.

Infine, come ricevere il rimborso spese? L’Ispettorato nazionale del lavoro afferma che è possibile corrispondere in contanti le somme che non rientrano nella retribuzione. Non è necessario un versamento tracciabile. L’Ispettorato ricorda, inoltre, che l’obbligo di tracciabilità scattato il 1° luglio 2018 riguarda soltanto la retribuzione, cioè lo stipendio. Dunque, tutto ciò che è escluso da quella voce può essere pagato in denaro contante.